Fem skäl till att du behöver dokumenthantering

21 september, 2018

Dokumenthantering är ett begrepp som syftar på det sätt som ett företag hanterar utskrifter och dokument. Det är lätt hänt att denna del av verksamheten inte optimeras, vilket kan leda till att onödigt mycket tid och pengar läggs på utskrifter och allt kringarbete. Vi har samlat fem skäl till att ditt företag behöver effektiva lösningar för dokumenthantering.

1. Du slipper fylla papperslådan lika ofta

En dokumenthanteringslösning kan se ut på olika sätt. En av fördelarna med digital dokumenthantering är att du får mer kontroll över hur utskrifterna ser ut, varifrån de görs och hur mycket papper du använder. När hanteringen av utskrifterna sker digitalt kan du nämligen styra flera variabler, exempelvis att utskrifterna ska ske på bägge sidor. Bara en sådan detalj kan minska pappersförbrukningen drastiskt, vilket i sin tur innebär att du slipper fylla på med nya papper lika ofta. Minskad pappersförbrukning är dessutom bra för miljön, något som alltid är värt att sträva efter.

2. Digital dokumenthantering är kostnadseffektivt

En annan fördel med att hanteringen av dokument sker digitalt är att du slipper koppla upp alla datorer till varje enskild skrivare. En utskriftsbegäran kan istället skickas till en server som är kopplad till alla skrivare. När du ska skriva ut kan du gå till vilken skrivare som helst, logga in och få din utskrift direkt. En sådan lösning är kostnadseffektiv av flera anledningar. Först och främst slipper IT-teamet lägga tid på att koppla alla datorer till olika skrivare. Dessutom är personen som vill ha utskriften tvungen att gå till skrivaren, något som minskar på antalet onödigt utskrivna dokument.

3. Ökad effektivitet på arbetsplatsen

Kö vid skrivaren är aldrig roligt. Något som är ännu värre är när skrivaren inte fungerar och det är den enda skrivaren som du har kopplat din dator med. Att kunna välja vilken skrivare som helst för att skriva ut från är oerhört smidigt. Du slipper köer eftersom du enkelt kan byta till en annan ledig skrivare och du slipper mejla över dokument eller logga in på en annan dator bara för utskriftens skull. Ju mindre tid du behöver lägga på dina utskrifter, desto mer tid har du över till annat.

4. Frigör utrymme i lokalen

Innan en IT-lösning tillämpas utförs en förstudie där vi kartlägger hur den interna dokumenthanteringen ser ut just nu och vilket behov som egentligen finns. Vid det här laget går det snabbt att upptäcka om det finns ett behov av bättre skrivare eller om det finns för många skrivare sett till behovet. En komplett lösning innebär att du som kund både får hård- och mjukvara som passar just ditt behov och din verksamhet.

5. Öka säkerheten med digital dokumenthantering

Vissa dokument är viktigare än andra. Det kan exempelvis handla om att de innehåller hemlig eller känslig information. Genom en digital lösning för att hantera utskrifter och dokument kan IT-teamet få mer kontroll över vad det är som skrivs ut och framförallt vem det är som skriver ut. Detta är ett smidigt sätt att öka säkerheten på plats. Vi på Lanteam tillhandahåller digital dokumenthantering i Göteborg och även många andra städer. Om Ni letar efter sätt att effektivisera verksamheten är detta en av flera tjänster vi erbjuder. Oavsett hur ditt företags IT-miljö ser ut kan vi hitta lösningar som passar er perfekt. Behöver Ni dokumenthantering i Göteborg eller är Ni nyfiken på hur vi skulle kunna hjälpa just din verksamhet, hör av dig till oss så kan vi boka in ett möte. Vi står redo att hjälpa till med alla typer av utmaningar.